Liquidität während der Corona-Krise

Hintergrund der aktuellen Situation

Nachdem wir aktuell alle massiv von der Situation und dem Umgang mit dem Corona-Virus betroffen sind, haben wir hier unseren Umgang mit der Krise geschildert und möchten Euch diesen näherbringen.
Es wird ein Ende der Krise geben (allerdings weiß momentan noch keiner wann), und auf dieses wollen wir vorbereitet sein.
Jetzt heißt es den eigenen Mut zu bewahren, in Kontakt mit unseren Gäste/Kunden/Partnern zu bleiben, eine sinnvolle Revenue-Strategie für die Zeit des Wiederaufbaus unserer Geschäftsleistungen zu konzipieren und dann natürlich die Ergebnissituation diesen Jahres (und potentiell auch schon des nächsten) zu evaluieren und unsere Strategien entsprechend anzupassen. Hier haben wir zusammengefasst, wie es uns gelungen ist, Liquidität während der Corona-Krise zu bewahren ohne den Betrieb in der Substanz zu sehr zu belasten.
Nicht jeder Schritt ist für jeden Betrieb umsetzbar, aber diese 7 Schritte haben wir bereits in Betrieben umgesetzt und hoffentlich können auch Sie einen Nutzen daraus ziehen.

7 Schritte um die Liquidität zu verbessern

Um den kurzfristigen Schaden am Unternehmen so gering wie möglich zu halten, und die Liquidität während der Corona-Krise zu bewahren, sollten alle notwendigen Schritte in die Wege geleitet werden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Selbstverständlich greifen diese nur für Unternehmen, die tatsächlich in einen finanziellen Engpass durch die aktuelle Lage kommen. Nicht jede Maßnahme ist auch für jeden Betrieb geeignet.
Wichtig bei allen Maßnahmen ist, dass wir intern exakt dokumentieren, was passiert ist, welche Schritte wir tätigen müssen, sobald wir wieder Geschäft generieren und welche Zahllast (!) kommt auf uns zu, nachdem potentiell gestundete Zahlungen fällig werden.
Die in unseren Augen wichtigsten Maßnahmen sind:

1. Kontostand täglich im Auge behalten

Aktuell ist es wichtiger denn je, dass wir alle unsere Kontobewegungen mit Argusaugen beobachten. Hierfür ist eine kleine Tabelle empfehlenswert, wo ich täglich alle Eingänge und Ausgänge dokumentiere. Dieses Tool dient auch später, für den Forecast der Liquidität während der Corona-Krise und darüber hinaus.
Das hilft natürlich nicht, die Liquidität zu verbessern, aber ist nichtsdestotrotz der wichtigste Schritt!

2. Soforthilfen der Regierung in Anspruch nehmen

Im Rahmen der Soforthilfe-Programme der Regierung wurden kurzfristig finanzielle Mittel zur Sicherung der Liquidität während der Corona-Krise bereitgestellt. In Bayern steht aktuell folgender Rahmen zu Verfügung:
• bis zu 5 Erwerbstätige 9.000 Euro
• bis zu 10 Erwerbstätige 15.000 Euro
• bis zu 50 Erwerbstätige 30.000 Euro
• bis zu 250 Erwerbstätige 50.000 Euro

Hier geht es direkt zur Seite des bayerischen Wirtschaftsministeriums

Ähnliche Programme gibt es auch in den meisten anderen Bundesländern, die über die Webseiten der entsprechenden Wirtschaftsministerien aufgerufen werden können.

3. Sozialversicherungsbeiträge stunden

Um die Sozialversicherungsbeiträge zu stunden, muss an jede für den Betrieb relevante Krankenkasse eine kurze Nachricht gesendet werden mit dem sinngemäßen Inhalt: „Wegen der Corona-Krise entstand in [Name des Unternehmens], [Beitragsnummer des Unternehmens], ein existenzbedrohlicher Liquiditätsengpass. Deswegen bitten wir um eine Stundung der Sozialversicherungsbeiträge.“
Die meisten Kassen haben uns die Zahlungen bis Ende Mai, für die Monate März und April, zinsfrei gestundet. Einige der Kassen haben unsere SEPA-Mandate deswegen widerrufen und wir müssen diese dann ab Mai wieder erneut beantragen.
Wenn im Betrieb Kurzarbeit angemeldet wurde sollte die Höhe der SV-Zahlungen ab April deutlich sinken.

4. Prüfung aller notwendigen Leistungen & Zahlungen

Während einer Zeit der Schließung oder zumindest sehr stark reduzierten Geschäfts sollte minutiös geprüft werden, welche Leistungen, Dauerzahlungen und Einkäufe wirklich notwendig sind und welche kurzfristig und bis auf weiteres eingestellt werden können. Ebenfalls gilt es in Betracht zu ziehen welche Leistungen potentiell gestundet werden können. Problem bei Stundungen ist allerdings, dass dieser Cash Flow zukünftig zusätzlich erwirtschaftet werden muss.
Dies gilt u.a. für folgende Bereiche:
• Miet-/PachtzahlungenDaueraufträge
• Fremdleistungen (Reinigungsfirmen, Night Audit, …)
• Einkäufe jeglicher Art
• Nicht kritische Investitionen

Um die Liquidität während der Corona-Krise zu gewährleisten, sollten also alle laufenden Kosten sorgfältig überprüft werden. All dies sollte aber natürlich mit einer ordentlichen kaufmännischen Zahlungsmoral und im Dialog erfolgen. Zahlungen sollten nicht ohne Vorankündigung eingestellt werden!

5. Kurzarbeit beantragen

Da aktuell niemand weiß, ab wann und in in welcher Höhe wir an den unterschiedlichen Standorten wieder Geschäft generieren können, bietet die Kurzarbeit ein sehr gutes Mittel an, um alle unsere Mitarbeiter zu halten und deren Arbeitsleistung sukzessive wieder, analog zum Geschäftsaufkommen, zu steigern. Vorteil für die Unternehmen ist, dass, nach heutigem Stand, die Arbeitsagentur uns das gezahlte KUG zurückerstattet und der Staat die Sozialversicherungsbeiträge für diesen Gehaltsanteil übernimmt.
Ausgenommen vom KUG sind alle Mitarbeiter, die nicht SV-pflichtig sind (inkl. Geschäftsführer) und auch bei Auszubildenden gelten komplizierte Sonderbestimmungen, die im Einzelfall mit der zuständigen ARGE geklärt werden sollten.
Für die Reduktion eines Geschäftsführergehalts, sollte Rücksprache mit dem Steuerberater gehalten werden. Solidarisch sehen wir hier auch eine Reduktion auf 60% bzw. 67%, analog zum Kurzarbeitergeld der Mitarbeiter.

Konkrete Handlungsschritte zur Kurzarbeit

1. Schritt – Anzeige des Arbeitsausfalls 
Grundsätzlich gilt: Beim Ausfüllen der „Anzeige über Arbeitsausfall“ sollten Sie Kurzarbeitergeld vorsorglich für alle Mitarbeiter und den maximalen Zeitraum beantragen.
Erstattet wird nur das, was Sie im Nachgang im „Leistungsantrag“ mit Ihrem Steuerberater auch konkret als Kurzarbeitszeiten ausweisen.

CV_Anzeige_Arbeitsausfall.pdf
Adobe Acrobat Dokument [146.0 KB]

2. Schritt – Betriebsversammlung einberufen & Einverständniserklärungen einholen
Alle von der Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter müssen ihre Zusage zur Kurzarbeit schriftlich bestätigen. Bevor Kurzarbeit greift, müssen Überstunden und Resturlaub des Vorjahres abgebaut sein.
Falls Sie im Betrieb einen Betriebsrat haben, muss anstelle einer einfachen Liste eine Betriebsvereinbarung zur Kurzarbeit geschlossen werden.
Für Ihre interne, arbeitsrechtliche Absicherung empfehlen wir Ihnen zusätzlich eine jeweilige Einzelvereinbarung mit Ihren Mitarbeitern abzuschließen. Dies kann ebenfalls in Form eines Zusatzes zum Arbeitsvertrag erfolgen.
Bitte erläutern Sie Ihren Mitarbeitern, dass Kurzarbeit vor allem dem Erhalt ihres Arbeitsplatzes dient. Das Kurzarbeitergeld berechnet sich nach dem Netto-Entgeltausfall. Beschäftigte in Kurzarbeit erhalten grundsätzlich 60 Prozent des pauschalierten Netto-Entgelts. Lebt mindestens ein Kind mit im Haushalt, beträgt das Kurzarbeitergeld 67 Prozent des ausgefallenen, pauschalierten Nettoentgelts. Geleistete Arbeitszeit wird nach wie vor normal entgeltet. Die maximale gesetzliche Bezugsdauer beträgt 12 Monate.
Überstunden und Resturlaub aus dem Vorjahr sind vorab zwingend abzubauen.

CV_Mitarbeitervereinbarung_Kurzarbeit.docx
Microsoft Word Dokument [22.1 KB]

3. Schritt – Offizielle Anordnung der Kurzarbeit
Um sicherzustellen, dass die Kurzarbeit im Nachhinein nicht angefochten werden kann, sollte 5 Tage vor Eintritt der Kurzarbeit diese offiziell angeordnet werden.
Wir empfehlen dies sowohl als Aushang im Betrieb als auch als direkte Zusendung (E-Mail/Post) an alle Mitarbeiter.

CV_Anordnung_Kurzarbeit.docx
Microsoft Word Dokument [31.4 KB]

4. Schritt – Arbeitszeiten erfassen
Während der Zeit in der Kurzarbeit bei Ihnen im Betrieb notwendig ist, müssen die Arbeitszeiten und die Zeiten für die Kurzarbeit geltend gemacht werden soll, exakt erfasst werden.
Die meisten Zeiterfassungssysteme bieten KUG als Form der Abwesenheit an. Das exakte Handling sollten Sie mit Ihrem Systemanbieter bzw. Ihrer Lohnbuchhaltung klären.

5. Schritt – Löhne überweisen
Es bleibt weiterhin so, dass Ihre Mitarbeiter das reduzierte Gehalt vom Betrieb bekommen. Dies läuft auf dem gewohnten Weg, wie vor Eintritt der Kurzarbeit.

6. Schritt – Leistungsantrag | Antrag auf Kurzarbeitergeld
Sobald die Höhe der Löhne während der Kurzarbeit feststehen, können Sie über den Leistungsantrag die gezahlten Leistungen bei der ARGE geltend machen. Üblicherweise läuft das direkt über Ihre Lohnbuchhaltung mit. Sie sollten nur sicherstellen, dass dies auch erfolgt ist, da über diesen Antrag das gezahlte Kurzarbeitergeld zurückgefordert wird.

CV_Antrag_Kurzarbeitergeld_Leistungsantrag.pdf
Adobe Acrobat Dokument 147.2 KB

Auszubildende in der Kurzarbeit
Ab der 6. Woche nach Eintritt der Kurzarbeit können auch Auszubildende, sofern keine Ausbildung im Betrieb mehr möglich ist, in Kurzarbeit geschickt werden. Unsere Empfehlung hier ist ganz klar, den Verdienstausfall für diese Mitarbeiter so vom Betrieb zu bezuschussen, dass das volle Gehalt weiterhin gezahlt wird.
Vorteile für den Betrieb:
• KUG wird von der ARGE zurückerstattet
• Zuschüsse bis zu 80% des Soll-Entgelts sind nicht sozialversicherungspflichtig
• Lediglich die letzten 20% des Entgelts müssen verbeitragt werden

Hier geht es direkt zur Seite der Arbeitsagentur

6. Offene Debitoren einfordern

Prüfen Sie, ob noch offene Debitorenrechnungen vorliegen und fordern Sie diese ein.

7. Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung zurückfordern

Üblicherweise leisten Betriebe eine Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung beim Finanzamt. Je nach Größe und Steuervolumen des Betriebs können diese mehrere Zehntausend Euro betragen.
Sie sollten versuchen diese Zahlung (sofern diese geleistet wurde) vom Finanzamt zurückzufordern, um die Liquidität während der Corona-Krise zu verbessern.