Die Einkaufsrichtlinie

EINKAUF: Der große Gewinnhebel

Gerade in der aktuellen Situation kann prozess– und kundenorientiertes, effizientes Supply Management den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bedeuten. Eine gut strukturierte Einkaufsrichtline trägt in einem Unternehmen zu einem reibungslosen Ablauf im operativen Bereich und zu Kosteneinsparungen bei. Wieviele Namen stehen auf Ihrer Lieferantenliste? Unabhängig davon, ob Sie mit fünf oder 500 arbeiten;  eine gut durchdachte, strukturierte Einkaufsrichtlinie ist für Ihr Unternehmen ein Garant für Gewinnsteigerung.

Im Einkauf steckt eine enorme Hebelwirkung. Welcher Hotelier kann es sich heute noch leisten, intransparent, ineffizient und ohne ausgearbeitetes Lieferantenmanagement zu agieren? Unabhängig von Größe und Standort des Hauses lässt sich im Bereich Einkauf so viel „herausholen“, dass andere Branchenbereiche geradezu verschwindend in den Hintergrund treten.

Wir haben uns mit dem Thema Einkaufsrichtlinie eingehend beschäftigt und geben einen kompakten Überblick über Tragweite, Sinnhaftigkeit und der Vielfalt an Möglichkeiten. 

EINKAUFSRICHTLINIE: SINN UND ZWECK

Richtig umgesetzt macht die Einkaufsrichtlinie aus dem Einerlei des täglichen Bedarfes einen ganzheitlichen Prozess. Das ermöglicht nicht nur maßgebliche Einsparungen, sondern senkt außerdem merklich den Zeit– und Kostenaufwand in der EK Abteilung.

Struktur im EK—operativer und strategischer Einkauf

Eine strukturierte EK Abteilung besteht bestenfalls aus mindestens drei oder mehr Mitarbeitern (abhängig von der Unternehmensgröße).  In dieser Struktur gibt es zum einen den operativen Einkäufer, der sich um das kurzfristige Beschaffungswesen kümmert. Auf der anderen Seite, den taktischen bzw. strategischen Einkäufer. Dieser plant in Zusammenarbeit dem F&B Manager und oder dem Operation Manager / Business Analysten den tatsächlich in den Abteilungen benötigten Bedarf. Zu jeder Zeit arbeitet die EK – Abteilung wirtschaftlich und kostenorientiert. Des Weiteren ist die Einkaufsabteilung stets offen für neue Produkte & Dienstleistungen.

Ziel der Einkaufsrichtlinie ist es, die Handhabung von Bestellanfragen, Lieferungen & Warenlagerungen so zu vereinheitlichen, dass alle Mitarbeiter dem Gesamtziel zuarbeiten, den Einkauf zu vereinheitlichen und zu organisieren. Zudem beinhaltet eine gut strukturierte EK Richtlinie Anweisungen und Anleitungen, um alle Arbeitsabläufe in der Abteilung optimal und kostenoptimiert zu nutzen.

Zusätzlich arbeitet der taktische & strategische Einkäufer eng mit dem Business Analyst zusammen und ermöglicht dadurch ein kostenorientiertes und hinterfragendes Bestell- & Auswahlverfahren, intern wie extern, sowie eine durchdachte langfristige Budgetplanung.

Wichtig bei der Betrachtung der Thematik Einkauf ist, diesen Bereich als maßgeblichen Bestandteil der Unternehmensstrategie wahrzunehmen. Eine erfolgreiche, langfristige Planung erfolgt hier ausschließlich Hand in Hand mit Geschäftsführung und Verwaltung, F&B, und Operation Management.

DIE EINKAUFSRICHTLINIE IN DER PRAXIS

Auch wenn das Thema Einkauf manchem vielleicht eingeschränkt erscheint; eine gute Einkaufsrichtlinie ist extrem weitreichend, hat große Auswirkungen auf den gesamten Betrieb und betrifft jede einzelne Abteilung und jeden Mitarbeiter.  Hier sind nur einige Elemente aufgezählt, die in der EK Richtlinie behandelt sein können und sollten:

Hier aufgeführt ist nur ein Teil der relevanten Themengebiete; je nach Hotel / Gastronomiebetrieb muss natürlich in enger Abstimmung mit höherem Management definiert werden, in welchen Bereichen die EK Richtlinie Regelungen treffen und Ziele abstecken soll. 

Zu beachten sind hier auch die individuellen Vorgaben, die bei Entscheidungen zu berücksichtigen sind (mit entsprechender Prioritätsreihenfolge); am Beispiel der Lieferantenauswahl könnten hier Kriterien berücksichtigt werden:

· Ökologische Aspekte

· Preis / Leistung

· Produktqualität

· Standort und Lieferweg

· Soziale Aspekte

· Zukunftsperspektive

Fazit

Im Einkauf liegt Ihre große Chance. Mithilfe von guter Struktur, Erfahrung und Weitblick können Sie es Ihrem Betrieb ermöglichen, mit dem im Einkauf Eingesparten sinnvoll zu haushalten, notwendige Investitionen nicht auf die lange Bank zu schieben und am Ende des Tages die Erträge zu genießen. Unterstützung finden Sie in der Nutzung von Warenwirtschaftssystemen  und Apps, cloudbasierte Apps für Bestell-, Angebots– und Freigabeprozesse, und natürlich in Fachkräften und Erfahrung. Es lohnt sich: Prozessintransparenz, Prozessineffizienz und –effektivität sowie fehlendes Lieferantenmanagement sind im besten Fall teuer, im schlimmsten Fall existenzgefährdend.

Gewusst, wie

Die ideale Einkaufsrichtlinie muss auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sein. Der erste Schritt ist Ihr Wille: Wenn Sie vorangehen, ist alles möglich. Gern unterstützen wir Sie mit Know-How, Fachpersonal und Erfahrung.

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